Algemeen
Om van alle voordelen gebruik te kunnen maken moet je eerst een artiestenaccount aanmaken. Als je eenmaal een account hebt aangemaakt kun je vervolgens een artiestenprofiel toevoegen. Nadat je deze hebt aangemaakt wordt jouw profiel door ons gecontroleerd op netheid en juistheid. Wanneer deze door ons geaccepteerd is kunnen klanten je boeken via Rent a Band.
Inschrijven als artiest is helemaal gratis en vrijblijvend. Wanneer je wordt geboekt draag je een commissie aan Rent a Band af van 8% over het totale boekingsbedrag. Wanneer je geen boekingen ontvangt betaal je dus ook niets.
Om als artiest gevonden te worden op Rent a Band moet je eerst een artiestenprofiel aanmaken. Maak deze zo compleet mogelijk zodat eventuele klanten een duidelijk beeld krijgen van wat ze kunnen verwachten. Zorg dus dat jouw profiel eruit springt om meer op te vallen.
Een profiel aanmaken bestaat uit 6 secties welke verdeeld zijn in.
- Over de artiest
Hier voer je de naam, beschrijving, categorie, genres, geschikte gelegenheden etc in. - Socials
Bij de socials kun je de sociale netwerk links en websitelinks plaatsen. - Media
Bij Media kun je foto’s toevoegen. Wij raden het aan minimaal 5 foto’s toe te voegen aan je profiel.
Daarnaast kun je hier Spotifynummers en Youtubefilmpjes toevoegen aan je profiel. Deze zijn bedoeld om een sfeerbeeld van jouw optredens te geven of nummers te delen die je zoal speelt/draait. - Prijzen
Je kunt zelf verschillende prijzen aangeven per tijdsduur. Daarnaast kun je hier een standaard techniekprijs invoeren die jij wil hanteren bij een optreden. Verder kun je hier extra mogelijkheden vermelden. Bijvoorbeeld dat het toevoegen van een saxofonist ook mogelijk is tegen een meerprijs. - Extra informatie
Bij extra informatie kun je overige vragen zoals verzoeknummers en andere opmerkingen kwijt. - Zakelijke gegevens
De zakelijke gegevens komen op de facturen te staan die wij namens jou naar de klant verzenden.
Nadat je het profiel hebt aangemaakt kun je deze altijd wijzigen via je dashboard of via de knop bewerk profiel op jouw profielpagina.
Als je het profiel hebt aangemaakt krijgen wij een mailtje, je nieuwe profiel wordt dan gecontroleerd en wanneer akkoord geplaatst op onze website.
Wil je ook graag met je artiestenprofiel op Rent a Band komen? Klik hier om een artiestenprofiel aan te maken.
Om transparantie te bieden aan klanten en boekingen zo eenvoudig mogelijk te maken, werken we op Rent a Band met pakketten en vaste prijsopties. Hieronder lees je hoe je jouw prijzen correct instelt, met enkele voorbeelden.
Prijzen per tijdsduur of als vast pakket
Je kunt je prijzen op twee manieren instellen:
- Per tijdsduur – Bijvoorbeeld een optreden van 120 minuten of een avondvullend optreden van 4 uur.
- Als vast pakket – Bijvoorbeeld een optreden inclusief reiskosten of een variant met en zonder techniek.
Voorbeelden:
- 120 minuten optreden (inclusief geluid en techniek) – € 2550
- 120 minuten optreden (exclusief geluid en techniek) – € 1350
- Avondvullend optreden (bijvoorbeeld 4 uur inclusief pauzes en geluid) – € 3200
Prijs voor techniek
Het veld voor de techniekprijs is bedoeld voor de vaste kosten van techniek, zoals geluidsapparatuur en licht. Dit bedrag wordt automatisch opgeteld bij elke boeking.
Belangrijk:
- Wil je klanten laten kiezen tussen een optreden met of zonder techniek? Laat dit veld dan leeg en voeg beide opties toe als aparte prijsopties.
- Voer je hier een bedrag in, dan wordt dit altijd toegevoegd aan de totale prijs en kan een klant niet boeken zonder techniek.
Voorbeeld:
- Je rekent standaard € 1200 voor techniek. Als je dit invult bij de techniekprijs en een optreden van 120 minuten voor € 1350 aanbiedt, dan wordt de totale prijs altijd € 2550.
Wil je dat klanten kunnen kiezen? Voeg dan deze prijsopties toe:
- 120 minuten optreden (inclusief geluid en techniek) – € 2550
- 120 minuten optreden (exclusief geluid en techniek) – € 1350
En laat het techniekveld op € 0 staan.
Extra kosten toevoegen na een aanvraag
Wanneer een klant een aanvraag heeft ingediend, krijg je de kans om voordat je de aanvraag accepteert extra kosten toe te voegen. Dit kan handig zijn voor bijvoorbeeld:
- Reiskosten
- Extra techniekkosten – Indien er meer apparatuur nodig is dan standaard inbegrepen, of bent overeen gekomen dat de artiest de techniek regelt.
- Extra sets of speeltijd – Als de klant de act langer wil laten doorgaan dan het gekozen pakket.
Na het toevoegen van deze kosten kan de klant de aanvraag bekijken en de boeking definitief maken door de betaling te voldoen.
Meerdere prijsopties toevoegen
We raden aan om meerdere opties toe te voegen, zodat klanten direct de juiste prijs zien en je geen extra kosten hoeft toe te voegen na een aanvraag. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en een soepel boekingsproces.
Voorbeelden:
- 60 minuten optreden (exclusief techniek) – € 750
- 60 minuten optreden (inclusief techniek) – € 900
- 90 minuten optreden (exclusief techniek) – € 1050
Zo zien klanten in één oogopslag wat ze kunnen verwachten en hoef je geen prijzen achteraf handmatig aan te passen.
Prijzen inclusief btw
Alle prijzen die je invult, zijn inclusief btw. Dit zorgt ervoor dat klanten meteen weten waar ze aan toe zijn en voorkomt verwarring bij de boeking.
Je kan met één account meerdere artiestenprofielen aanmaken en beheren. Dus stel je zit in een band, treedt op als solo artiest en doet daar nog wat DJ werk bij, kun je hier drie artiestenprofielen voor aanmaken. Bij het aanmaken van de profielen kun je verschillende zakelijke gegevens als KVK, bedrijfsnaam etc invoeren zodat deze juist worden weergegeven op je facturen.
Een kanttekening is dat je per account wel maar één bankrekeningnummer kan opgeven voor de uitbetaling van de gages.
Over het algemeen geldt, als je verschillende artiestennamen gebruikt kun je hier een artiestenprofiel voor aanmaken. Bij meerdere/verschillende samenstellingen verwerk je dit op je artiestenprofiel in de prijzen, beschrijving en extra opties.
Heb je een eigen website? Maak het jouw bezoekers gemakkelijker om meteen een optreden te boeken via Rent a Band. Daarnaast wordt jouw website link (do-follow) dan ook geactiveerd en zichtbaar op jouw profiel. Heb je de link toegevoegd? Stuur dan een mailtje naar info@rentaband.nl om jouw website link te activeren.
Op de pagina mijn profielen vind je naast je profiel(en) een “Boek mij op knop”. Wanneer je hier op klikt verschijnt een scherm waar je een design kunt kiezen, vervolgens verschijnt er een HTML code. Deze kun je zo kopiëren-plakken op jouw eigen website. Deze banner linkt meteen naar jouw artiestenprofiel waarna het boeken van een optreden snel en gemakkelijk via Rent a Band verloopt.
Uiteraard! Aanmelden als artiest op Rent a Band is volledig vrijblijvend. Wanneer je geboekt wordt via Rent a Band vragen wij een commissie van 8%. Natuurlijk kun je gewoon zelf boekingen en optredens doen naast degene die je ontvangt via Rent a Band.
Mijn artiestenprofiel
Via de beschikbaarheidskalender kun je eenvoudig aangeven wanneer je wel of niet beschikbaar bent voor optredens.
Handmatig blokkeren
Gebruik de kalender om datums te selecteren en te blokkeren wanneer je niet beschikbaar bent. Klik op een dag of sleep over meerdere dagen om een periode te selecteren. Gebruik daarna de knoppen onder de kalender om de selectie te blokkeren of te deblokkeren. Geblokkeerde datums worden rood weergegeven.
Heb je meerdere artiestenprofielen? Selecteer dan rechtsboven in de kalender het juiste profiel.
Ben je structureel niet beschikbaar op bepaalde dagen? Dan kun je bovenaan de kalender instellen dat je standaard niet beschikbaar bent doordeweeks of in het weekend.
Agenda koppelen
Koppel eenvoudig je Google Agenda, Outlook of Apple Agenda, zodat je beschikbaarheid automatisch wordt bijgewerkt op Rent a Band. Nieuwe afspraken worden automatisch verwerkt en weergegeven in de kalender. Zo hoef je je agenda niet steeds handmatig bij te houden en blijft je beschikbaarheid actueel.
De volgorde van artiesten op Rent a Band wordt automatisch bepaald op basis van de kwaliteit en activiteit van je profiel. Je kunt je zichtbaarheid verbeteren door:
Je profiel compleet maken: Voeg minimaal 3 foto’s toe, schrijf een duidelijke beschrijving van de act en voeg een YouTube video toe. Een volledig profiel wekt meer vertrouwen bij klanten, wordt beter gevonden en vaker geboekt.
Je beschikbaarheid bijhouden: Artiesten die hun agenda regelmatig bijwerken worden hoger geplaatst.
Snel reageren op aanvragen: Wie aanvragen laat liggen of niet reageert, zakt in de resultaten. Reageer dus altijd, ook als je niet beschikbaar bent.
Boekingen accepteren: Artiesten die veel aanvragen binnenkrijgen maar nooit accepteren, worden lager geplaatst. Een goede verhouding tussen aanvragen en acceptaties telt mee.
Goede beoordelingen verzamelen: Na een optreden kunnen klanten een review achterlaten. Vraag dus altijd na het optreden te reageren op deze mail. Artiesten met een hoge beoordeling worden beloond met een betere positie. Artiesten met een lage beoordeling zakken in de resultaten.
Heb je al reviews van eerdere optredens? Dan kun je deze laten toevoegen aan je profiel op Rent a Band. Dit helpt om sneller vertrouwen op te bouwen en vergroot de kans op boekingen.
Je kunt externe reviews op de volgende manieren aanleveren:
Stuur ze naar ons door: Denk aan reacties via e-mail, social media of bijvoorbeeld Google. Zorg dat de review duidelijk en controleerbaar is, zodat wij deze kunnen toevoegen aan je profiel. Daarnaast moet er een datum bij vermeld zijn. Reviews van voor 2025 worden niet geplaatst.
Gebruik bestaande klantreacties: Heb je berichten ontvangen van klanten na een optreden? Deze zijn vaak perfect geschikt als review.
Let op de bron: Reviews van andere boekingsplatforms kunnen we niet overnemen.
Je kunt deze doorsturen naar info@rentaband.nl, dan plaatsen wij deze op het profiel.
Boekingen
Een aanvraag bevat alle details die je nodig hebt: datum, duur, locatie, gelegenheid, aantal gasten en eventuele extra vragen van de klant. Je vindt nieuwe aanvragen terug in je boekingen onder ‘In afwachting’. Je ontvangt ook altijd een e-mailmelding.
💡 Reageer zo snel mogelijk. Snelle reacties verhogen je zichtbaarheid in de zoekresultaten en de kans op een boeking.
Wat kun je doen?
💬 Bericht sturen
- Stel vragen of vraag om verduidelijking
- Bespreek wensen of maak alvast afspraken
- Handig als je nog niet direct wilt accepteren of weigeren
- Laat weten dat je z.s.m. contact opneemt over je beschikbaarheid
✔ Accepteren
- Controleer de aanvraag
- Pas eventueel de prijs aan of voeg extra kosten toe
- Stuur een bericht mee naar de klant (wordt meegestuurd in de bevestigingsmail) via het acceptatie-scherm
- De klant ontvangt daarna een betalingslink
✖ Afwijzen
- Geef een reden op (deze krijgt de klant te zien)
- Blokkeer de datum in jouw agenda als je niet beschikbaar bent
Wat gebeurt er daarna?
- Na acceptatie ontvangt de klant een betalingslink
- Zodra de betaling is afgerond via Rent a Band, is de boeking definitief. Hier ontvang je een mail van.
- De boeking verschijnt daarna onder ‘Aankomend’ in je boekingen
Contact met de klant
Wil je iets afstemmen of een vraag stellen?
Gebruik de knop ‘Stuur bericht’ bij de boeking.
Wil je voor een aanvraag afwijken van de prijzen op je profiel? Dan kun je de prijs, gekozen pakketten, extra kosten of omschrijving aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer de klant langer of korter wil boeken, een andere bezetting kiest of extra opties nodig heeft.
Heb je de aanvraag nog niet geaccepteerd? Gebruik dan Kosten aanpassen. De aangepaste kosten worden bij de boeking weergegeven en zodra je de aanvraag accepteert, ontvangt de klant een e-mail met het bedrag en een betaallink.
Heb je de aanvraag al geaccepteerd? Gebruik dan Nieuw prijsvoorstel. Je kunt opnieuw de kosten en het voorstel aanpassen, waarna de klant automatisch een e-mail ontvangt met het nieuwe voorstel en dit kan bevestigen en betalen.
Een optreden is pas definitief zodra de klant de betaling heeft afgerond.
Het kan natuurlijk voorkomen dat je onverhoopt toch niet kan optreden. Wanneer het optreden verder dan 30 dagen in de toekomst ligt, kun je altijd annuleren. Dit kun je doen door naar de boekingen op je dashboard te gaan en de boeking op te zoeken onder “geaccepteerd”, daar vind je een knop “annuleren” op je boeking. Voer een reden in klik op annuleer.
Een klant kan een uitstaande aanvraag annuleren, maar ook de boeking wanneer deze verder dan 30 dagen in de toekomst ligt.
Wanneer een boeking minder dan 30 dagen in de toekomst ligt zie je dat de knop annuleren grijs is. Dit komt omdat we zo veel mogelijk willen vermijden dat een boeking wordt geannuleerd binnen 30 dagen, dit kan voor beide partijen erg vervelend zijn. Door op de grijze annuleringsknop te klikken neem je contact op met onze supportafdeling. Voer hier je situatie in waarna wij actie kunnen ondernemen om alsnog een geschikte artiest voor de klant te vinden. Wij zullen de boeking vervolgens handmatig annuleren.
Na jouw acceptatie krijgt de klant de tijd om te betalen. Hoeveel tijd dat is, hangt af van hoe ver het optreden nog weg is, bij een optreden over een paar dagen is dat een paar uur tot een paar dagen, bij een optreden verder in de toekomst kan dat oplopen tot een aantal maanden. Je boeking is pas definitief zodra de klant heeft betaald. Tot die tijd houd jij zelf geen datum vast, en kun je de datum ook aan een andere aanvraag toezeggen.
Wordt er niet op tijd betaald, dan vervalt de geaccepteerde aanvraag automatisch.
Is de klant te laat met betalen, maar hebben jullie afgesproken dat het optreden toch doorgaat? Dan kun je de betaaltermijn eenvoudig verlengen via de boeking in je dashboard.
Ondervindt de klant problemen met betalen? Laat hen dan contact opnemen via info@rentaband.nl.
Je kunt de datum en informatie van de boeking downloaden via een zogenaamd iCal bestand. Dit bestand is te downloaden via de knop “Download iCal” bij je voltooide boekingen op je dashboard. Als je dit bestand downloadt kun je deze openen in je eigen Google agenda, Outlook of iCalendar en wordt de datum, tijd, plaats en klantnaam weergegeven in jouw eigen agenda.
Een klant kan twee dagen na het optreden een review toevoegen. Zij krijgen hier twee herinneringen van via de mail. Hier kunnen eventueel ook foto’s worden toegevoegd door de klant en je kan een bedankje als reactie toevoegen.
Deze reviews komen vervolgens op jouw artiestenprofiel te staan.
Financieel
Voor een overzicht van je financiële gegevens kun je terecht op de pagina “Portemonnee” in je persoonlijke dashboard.
Op deze pagina zie je drie bedragen:
- In afwachting
Dit is het bedrag van de boekingen die zijn voltooid, maar waarvan het optreden nog niet is geweest. Als de datum van het optreden is verstreken wordt het bedrag automatisch naar opneembaar verplaatst. - Opneembaar
Dit is het bedrag wat je hebt verdiend aan optredens. Dit bedrag zal automatisch worden overgemaakt op de eerstvolgende maandag. - Totale verdiensten
Dit is het bedrag wat je tot nu toe hebt verdiend, inclusief wat al is overgemaakt, wat je nog van ons tegoed hebt, en van toekomstige optredens.
Daarnaast zie je op deze pagina al je voltooide optredens waar je ook de bijbehorende facturen kan downloaden. En kun je hier de geschiedenis van alle uitbetalingen inzien.
Verder dien je op de pagina “Portemonnee” jouw bankgegevens in te vullen zodat wij weten waar we jouw gage op kunnen overmaken.
Wanneer de klant het optreden heeft betaald wordt automatisch een factuur naar de klant verzonden.
Naast dat de klantfactuur wordt verzonden, wordt de factuur van Rent a Band aan jou als artiest beschikbaar gesteld in jouw boekingen voor jouw eigen administratie. Deze kun je downloaden via de knop “Download factuur (PDF)”. Hierin staat de commissie inclusief BTW vermeld en het bedrag dat aan jou wordt uitbetaald wanneer het optreden is geweest.
Wanneer de klant heeft betaald voor het optreden, krijgt de klant automatisch een factuur van Rent a Band toegestuurd. Hierop staan ook jouw gegevens omdat wij de factuur namens jou verzenden naar de klant.
Standaard vermelden wij de wettelijke BTW van 9% op deze factuur. Wil je dit niet? Dan kun je dit uitvinken bij het aanmaken/bewerken van je profiel onder het kopje “Zakelijke gegevens”. Wanneer je geen BTW wenst te factureren is het aan jou om dit bijvoorbeeld met een gageverklaring te regelen met de klant.
Je naam, adres en woonplaats zijn verplichte velden op jouw artiestenprofiel. KVK en BTW nummer zijn niet verplicht.
Als je btw factureert, ontvangt de klant een factuur inclusief 9% btw. Dit bedrag wordt aan jou uitgekeerd, en je bent zelf verantwoordelijk voor de afdracht van deze btw aan de Belastingdienst.
De betaling van de klant wordt afgehandeld via ons betalingssysteem. Drie dagen na het optreden wordt het bedrag vrijgegeven op jouw account. Dit geeft ons de tijd om te controleren of alles naar wens is verlopen. Het bedrag wordt vervolgens, na aftrek van onze commissie (8%), overgemaakt op de eerstvolgende maandag. Heb je een optreden in het weekend? Dan ontvang je de betaling op de maandag van de week erna.
Om te zorgen dat wij de uitbetaling kunnen doen moet je eerst een bankrekeningnummer invoeren waar je de gages op wil ontvangen. Dit kan op de pagina “Portemonnee” in je dashboard. Controleer alle gegevens goed zodat de uitbetaling vlekkeloos zal verlopen.
Wanneer je het bankrekeningnummer later wilt wijzigen kan dat ook op de pagina “Portemonnee“.
Account
Op de pagina “Mijn account” kun je je wachtwoord wijzigen.
Helaas kunnen we andere mensen niet koppelen aan je artiestenprofiel of boekingen. Wanneer je bijvoorbeeld bandleden toegang wil geven zodat zij ook boekingen kunnen beheren raden wij aan een algemeen account te gebruiken met meerdere personen.
Op jouw persoonlijke dashboard kun je een avatar toevoegen die zichtbaar is voor klanten bij bijvoorbeeld het sturen van berichten.
Staat de vraag die je hebt hier niet tussen? Lees hoe Rent a Band werkt, bekijk onze Algemene voorwaarden of neem contact met ons op!
